Die Medl GmbH versorgt tausende Haushalte in Mülheim an der Ruhr mit Strom, Erdgas und Wärme. Bei einem Kundenstamm diesen Umfangs werden höchste Anforderungen an das Datenmanagement gestellt. Eine hohe Datenqualität stellt die Basis für einen reibungslosen betrieblichen Ablauf dar und erleichtert, gezielte strategische Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens zu treffen.

Im Zuge des wirtschaftlichen Wachstums der Medl GmbH vervielfältigte sich das Datenvolumen bemerkbar. In der Konsequenz wurde erkannt, dass die Grenzen eines Excel-basierten Controllings erreicht waren und eine gleichbleibende Qualität bei weiterem Wachstum nicht mehr gewährleistet werden konnte. Aufgrund dessen wurde entschieden, die Professionalisierung des Controllings weiter auszubauen und mithilfe der Dineso GmbH eine Business Intelligence Lösung zu implementieren. Die klare Anforderung der Medl GmbH lautete, eine höhere Übersichtlichkeit der Daten bei gleichzeitiger Fehlervermeidung und Zeiteinsparung zu erzielen.
Um die Zielvorgaben zu erreichen, wurden zunächst die vorhandenen Vorsysteme (Lima, Excel, BelVis) über Schnittstellen an die Dineso-Software angebunden. Sämtliche relevanten Daten werden seitdem in der Dineso-Software einheitlich dargestellt und können vor einem gemeinsamen Hintergrund betrachtet werden. Weiterhin werden die Daten aus den Vorsystemen automatisch in die Dineso-Software importiert und für Analysen aufbereitet.

Im nächsten Schritt wurden die Controller der Medl GmbH mit der Dineso-Software vertraut gemacht. Es wurden erste Strukturen in der Dineso-Software angelegt und Daten validiert, sodass bereits nach einem eintägigen Workshop mit der Umsetzung des Projektes durch die Anwender der Medl GmbH begonnen werden konnte.

Im Ergebnis sind die Fachanwender der Medl GmbH durch die Automatisierung und Vereinfachung des Controllings in der Lage, ein höheres Arbeitspensum zu bewältigen. Bedeutende Kennzahlen, wie die Umsatzabrechnungen, Verbrauchsmengen sowie die Energieproduktion pro Heizwerk, werden automatisch errechnet. Wichtige Arbeitszeit wird eingespart. Zusätzlich konnten die Datenkomplexität und das Auftreten von Fehlern durch eine erhöhte Transparenz verringert werden.

Für die Dineso GmbH war die Zusammenarbeit mit der Medl GmbH ein spannendes Business Intelligence Projekt, dass mit einem zufriedenem Kunden belohnt wurde.

Die Bedeutung des Controllings wird auch in Seniorenheimen immer deutlicher. Bedingt durch sich wandelnde Rahmenbedingungen, wird der Kostendruck auf Pflegeheime zunehmend verstärkt. Vor diesem Hintergrund gewinnt die Funktion von ausgeprägten, effizienten Controllingstrukturen an Relevanz. Besonders tagesaktuelle und monatliche Kennzahlen sind für eine effektive Steuerung der Unternehmen unerlässlich.

Im Fall der Mülheimer Seniorendienste wurden mithilfe von Business Intelligence Lösungen der Dineso GmbH die internen Strukturen vereinfacht und einige Planungsgrößen optimiert. So wurden beispielsweise die Kennzahlen „Bettenauslastung“ und „Pflegegrade“ miteinander verknüpft. Die „Bettenauslastung“ gibt Auskunft darüber, wie viele Betten und Zimmer zu einem entsprechenden Zeitpunkt belegt sind. Die „Pflegegrade“ geben Auskunft über die Intensität der Pflege, welche die Bewohner von Seniorenheimen bedürfen. Je höher der Pflegegrad, desto mehr Aufmerksamkeit benötigt ein Bewohner und desto höher fällt die monatliche Vergütung aus, welche den Seniorenheimen durch den Arbeitsaufwand zusteht. Die Betrachtung des Pflegegrades ist also besonders für die Personalplanung und die Budgetierung bedeutsam.

Im Zuge des Business Intelligence Projektes der Dineso GmbH gelang eine integrierte Betrachtung der beiden Kennzahlen, sodass eine optimale Durchmischung der Pflegegrade in Abhängigkeit der Bettenauslastung erwirkt wurde. Durch die tagesaktuelle Verfügbarkeit der übersichtlichen Darstellung und der sich daraus ergebenden Planungsgewissheit, konnte die Personalplanung sowie die Budgetierung der Einrichtung entschieden verbessert werden.

Außerdem wurde das Kennzahlensystem der Mülheimer Seniorendienste mit der Einführung der DIneso Software automatisiert. Als Vorsystem wurden die Datenbanken der Heimverwaltungssoftware Heimbas und des ERP-Herstellers Diamant angebunden. Ebenfalls werden Datenbestände aus Text- und Excel-Dateien eingelesen, um dem automatisierten Controlling einen umfassenderen Datenbestand zugrunde zu legen. Diese Datenbasis ermöglicht die Berechnung von weiteren Pflegekennziffern. Tagesaktuell werden so die Kenziffern „Belegungstage“, „Belegungsstruktur“ und „Gewichtungsfaktoren“ errechnet.

Zukünftig wird die Professionalisierung des Controllings seine Relevanz im Pflegesektor weiter ausbauen. Inmitten des sich wandelnden Pflegemarktes und der zunehmende Komplexität von Geschäftsmodellen sind übersichtliches, strukturiertes Controlling und das Ausschöpfen des vorhandenen Datenpotentials wichtige Faktoren um im Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben.

Die Mülheimer Seniorendienste haben mithilfe der Dineso GmbH ihr Controlling und ihr Datenmanagement sukzessive professionalisiert, sodass ihre Planungsgrundlage mit minimalem Aufwand fortwährend auf tagesaktueller Basis verfügbar sind. Für die Dineso GmbH war der Einblick in die Welt der Pflegedienste ein äußerst wertvoller, der durch das Realisieren eines erfolgreichen Business Intelligence Projektes abgerundet wurde.

Die Netzsch-Gruppe umfasst mehr als 50 Tochtergesellschaften mit über 3.000 Mitarbeitern auf allen Kontinenten, welche miteinander interagieren und gemeinsam ein Informationsgeflecht erschaffen, von welchem jede Gesellschaft profitiert. Für einen derartig weltweit agierenden Konzern bilden die reibungslose Koordination, die fehlerfreie Kommunikation sowie die bestmögliche Transparenz über alle relevanten Geschäftsdaten, insbesondere im Finanzcontrolling, den Grundpfeiler der Unternehmenssteuerung.

Deshalb wurde die Dineso GmbH von der Netzsch-Gruppe beauftragt, eine informative Infrastruktur aufzubauen, welche sämtliche Finanzdaten der Tochtergesellschaften transparent zusammenführt. Darauf aufbauend sollte das monatliche Konzern-Berichtswesen durch Automatisierungen gestützt werden, sodass ein zeitsparender, effizienterer Ablauf implementiert werden kann.

Neben seinem Umfang war das Projekt von einer weiteren Herausforderung gekennzeichnet: die einzelnen Gesellschaften verwendeten verschiedene Datenbanken und Vorsysteme für ihr Datenmanagement. Dank der umfangreichen Schnittstellentechnologie der Dineso-Software konnten jedoch schnelle, unkomplizierte Lösungen etabliert werden. In Zusammenarbeit mit der konzerneigenen IT-Abteilung der Netzsch-Gruppe wurde eine softwaregestützte Datenerfassung aufgesetzt, welche Informationen aus allen Tochtergesellschaften zusammenträgt. Daten aus diversen Vorsystemen (u.a. SAP, SAP-Business One, Excel) werden in der Unternehmenszentrale gesammelt, logisch aggregiert und dargestellt. Auf diesem Weg werden jeden Monat relevante Kennzahlen, Budgets, Finanzdaten und Informationen zu Produktion und Vertrieb erfasst und analysiert.

Damit die Geschäftsführung der Netzsch-Gruppe, trotz der Größe ihres Konzerns, auf Marktänderungen mit Schnelligkeit und Flexibilität reagieren kann, ist der kurzfristige Zugriff auf relevante Kennzahlen von einzelnen Gesellschaften und Geschäftsbereichen notwendig. Aus diesem Grund führte Dineso zusätzlich eine Webanwendung ein, durch welche die Gesellschaften online ihre Daten eintragen und kommentieren können. Abweichungen und Entwicklungen der Geschäftsdaten können bestmöglich abgebildet und nachvollzogen werden, sodass die Informationsverteilung innerhalb der Gruppe auf höchstem Niveau stattfinden kann. Neben der Unmittelbarkeit und Schnelligkeit der Datenübermittlung liegt der Vorteil dieser Methode zudem in ihrer Unkompliziertheit. Was vorher zunächst in einzelnen Excel-Dateien eingetragen wurde, um später zentral in ein einheitliches System überführt zu werden, wird nun von der Webanwendung einheitlich erfasst und automatisch zusammengetragen.

Die Netzsch-Gruppe hat das Verständnis der Dineso GmbH von internationalen Konzernstrukturen und optimaler Informationsverteilung um interessante Aspekte bereichert. Wir sagen „Danke“ und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Ein schnelles und schlagkräftiges Team im Controlling ist nicht nur in der freien Wirtschaft ein wichtiger Erfolgsfaktor. Auch im kommunalen Bereich, bei Städten und in Landesverwaltungen, sind schnelle Entscheidungen und Auswertungen gefragt. Die Analysen durch die Controlling-Mitarbeiter eines Sozialamtes werden durch die fortschreitende Entwicklung deutlich umfangreicher und anspruchsvoller. Massendaten müssen von Mitarbeitern ausgewertet werden. Aus diesem Grund bieten städtische Einrichtungen, wie ein Sozialamt, eine ideale Einsatzmöglichkeit von Dineso für eine schnellere Datensichtung und Kennzahlenberechnung.

Im Sozialamt der Stadt Mülheim an der Ruhr wird monatlich auf Basis von AKDN, SAP und anderen Datenquellen eine hohe Anzahl von Kennzahlen errechnet. Die Ermittlung dieser Kennzahlen basiert auf einer großen Datenmenge mit unterschiedlichen sozialen Merkmalen. Dementsprechend war der manuelle Aufwand enorm hoch und die Nachvollziehbarkeit entsprechend schwer.

Das Ziel des gemeinsamen Projektes war eine Automatisierung der Prozessschritte, eine Reduzierung von manuellen Eingriffen und somit auch eine Erhöhung der Qualität der Resultate. Hierzu setzten sich die Mitarbeiter des Controllings und der EDV mit Dineso zusammen und bildeten eine Expertenrunde für die avisierten Projektziele.

Jede Kennzahl wurde bis zu seinem Ursprung fachlich analysiert und in Dineso angelegt. Im Zuge dessen können Kennzahlen jetzt nach weiteren sozialen Merkmalen, wie beispielsweise Altersstrukturen und geographischen Angaben, analysiert werden.

Die gleichen Herangehensweisen wurden auch bei der jährlich zu erstellenden CONSENS-Kennzahlenbetrachtung herangezogen. Der Prozess wurde einmal definiert und steht für die automatische Berechnung zur Verfügung.

Ein weiterer Teil des Projektes war eine Beschleunigung und Verbesserung der Analyse von Zahlungsströmen. Durch die Software können wichtige Zahlungsströme in einem Sozialamt nach verschiedensten Gesichtspunkten sofort aufgeschlüsselt werden. Diese Automatisierung erleichtert insbesondere eine zeitnahe Analyse von Zahlungsströmen und eine schnellere Berichterstattung.

Im Ergebnis des Projektes muss das Controlling-Team nicht mehr alle Daten über unterschiedliche Datenbanken zusammentragen, sondern die monatlichen Daten und Berechnungen aus Dineso heraus berichten. Die Berechnung insbesondere der Kennzahlen über die letzten 10 Jahre wird vollautomatisch durchgeführt und kann von den Controlling-Mitarbeitern für Analysen und Statistiken herangezogen werden.

Das Sozialamt hat zusammen mit der Dineso GmbH einen Bereich im Controlling auf professionelle Art modernisiert. Für Auswertungen stehen nicht mehr die Datenbeschaffung und -aufbereitung im Vordergrund, sondern die eigentlichen Inhalte des Controlling: die Analysen.

Für die Dineso GmbH ist das Projekt beim Sozialamt der Stadt Mülheim an der Ruhr ein Beweis für die flexible und vielseitige Einsetzbarkeit von Business Intelligence. Die Potentiale für automatisierte Auswertungen im kommunalen Umfeld sind enorm und können auch die Arbeit in anderen Sozialämtern deutlich unterstützen.

Für die Dineso GmbH kam ein weiterer spannender Kunde aus dem kommunalen Bereich hinzu und wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Das Geschäftsfeld der E u.G-Energiebau GmbH Berlin erstreckt sich über den Kraftwerks-und Anlagebau, die Lieferung und Montage von Blockheizkraftwerken, den Rohrleitungsbau, bis zum Stations- und Wärmeübertragungsbau. Seit Jahren verzeichnet das Unternehmen positive Bilanzen und konnte sein Auftragsvolumen kontinuierlich steigern. Parallel zu den Einnahmen, stiegen auch die Datenmengen des Unternehmens an. Der Arbeitsaufwand, der für die Einordnung des Fortschritts einzelner Projekte notwendig ist, wurde damit zunehmend schwerer zu bewältigen.

Bislang wurde das monatliche Baustellencontrolling der E u.G-Energiebau GmbH wie folgt durchgeführt. Sämtliche gebuchten Kosten wurden aus dem Vorsystem „Lexware“ in Excel importiert. Weiterhin wurden alle geleisteten Arbeits- und Fahrzeugstunden aus dem Excel-Berichtswesen übertragen und alle Daten manuell strukturiert. Die Aufbereitung der Informationen war dabei sehr aufwändig und musste von der Controllingabteilung Monat für Monat neu erstellt werden. Um diesem Umstand entgegenzuwirken, trat die E u.G-Energiebau GmbH Berlin auf das Team von Dineso zu. Das Ziel lautete, den Arbeitsaufwand für die Datenaufbereitung zu minimieren und die Datenqualität des Unternehmens zu verbessern.

Mit der Einführung der Dineso-Software wurde zunächst die Abfrage aller Daten aus Lexware automatisiert. Zudem importiert die Software automatisch sämtliche Informationen zu Fahrzeug- und Arbeitsstunden aus den Excel-Dateien. Außerdem wurde die Zuordnung von Baustellen und Bauleitern wesentlich vereinfacht. Vergangene und aktuelle Projekte können dadurch schnell ausgewertet und miteinander verglichen werden.

Aufbauend auf den Daten aus Lexware und Excel sind seither auch weiterführende, detaillierte Betrachtungen möglich. So nutzt die E u.G-Energiebau GmbH die integrierte Kostenstellenumlage-Funktion der Dineso-Software. Die Funktion ermöglicht die Definition individueller Verteilungsschlüssel, wonach die Umlage allgemeiner Kosten vorgenommen werden kann. Im Falle der E u.G-Energiebau GmbH werden die allgemeinen Kosten gemäß den Umsatzerlösen der einzelnen Projekte aufgeteilt. Außerdem wird jeden Monat automatisch, vor und nach der Umlage, eine vollständige Analyse der Deckungsbeitragsrechnung sowie eine Profitabilitätsbetrachtung erstellt.

Weiterhin konnte das Finanzcontrolling des Unternehmens ebenfalls in die Dineso-Software integriert werden. Die kundenindividuellen Strukturen und Kontenzuordnungen wurden schnell und einfach über die Software definiert und überprüft. Seither werden die einzelnen Bilanz- und GuV-Positionen nicht nur monatlich automatisch in der Software dargestellt, die Betrachtung kann auch rückwirkend auf die letzten 10 Jahre vorgenommen werden. Außerdem besteht jederzeit die Möglichkeit die Ebenen der Kostenstellen und Kostenträger detailliert einzusehen.

Durch die Einführung der Dineso-Software wurde eine Vielzahl an Controllingprozessen automatisiert, wodurch die Controlling-Fachangestellten in der Lage sind, ein höheres Arbeitspensum zu bewältigen. Außerdem konnte die Detailtiefe ausgebaut und den Unternehmensdaten eine übersichtliche, nachvollziehbare Struktur verliehen werden, sodass der Geschäftsleitung stets die gewünschten Informationen zur Verfügung stehen. Die E u.G-Energiebau GmbH Berlin hat der Dineso GmbH ein interessantes und facettenreiches Projekt beschert. Wir bedanken uns und freuen uns auf eine lange Zusammenarbeit.