Nichts ist frustrierender als ein Projekt scheitern zu sehen und danach zu fragen, was eigentlich passiert ist. Häufig wird die IT-Abteilung mit der Einführung einer Business Intelligence Lösung beauftragt. Dabei beginnt der Zugriff auf die Vorsystem oft mit mangelndem Verständnis auf die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Auch wenn Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen hinzugeholt werden, kommt es vor, dass Anforderungen nicht richtig definiert oder durch fehlendes fachliches Verständnis falsch interpretiert werden.
Wie können Hersteller und Kunden dafür sorgen, dass Business Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.
1) Frühe Einbindung der Berichtsempfänger
Ein Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung ist eine frühzeitige Einbindung der Berichtsempfänger in den Aufbau der BI-Lösung. In vielen Projekten werden Konzepte erstellt und durch nicht fachbezogene Mitarbeiter umgesetzt. Natürlich wird versucht, in einem Konzept viele Fragen vorher zu beantworten, um die Anforderungen an das Projekt genauestens zu definieren. Allerdings kann man nie alles vorher bedenken und während der Einführung treten unzählige neue Fragestellungen auf. Wenn dann kein fachbezogener Mitarbeiter in dem Aufbau der Lösung involviert ist, werden Entscheidungen anhand der Unterlagen getroffen, die nicht zum fachlich richtigen Ergebnis führen. Allein wenn man daran denkt, wie viele fachliche Tücken es in dem Aufbau eines Finanzcontrollings wie beispielsweise bei der Fremdwährungsumrechnung, Bewegungsarten für die Spiegel oder Aufbau der Kapitalflussrechnung gibt.
Um die Diskrepanz aufzufangen, sind unsere Produkte und Einführungen für den Fachanwender ausgelegt.
Wir von Dineso sorgen dafür, dass schon in den ersten Tagen eines Projekts die Endanwender eingebunden werden und Resultate sehen können. Wir können mit Ihnen auf fachlicher Ebene diskutieren und Erfahrungen anderer Projekte einbringen.
2) Mit Strategie für viele Daten
BIG Data ist das große Thema und soll die Lösung bringen. Führt dieser Ansatz aber wirklich zum gewünschten Ziel?
In der Umsetzung eines BI-Projektes sollten immer folgende Fragen im Vordergrund stehen.
1. Welches Problem wollen wir lösen?
2. Welche Daten werden benötigt?
3. Wer sind die Berichtsempfänger?
Versuchen Sie zu Beginn Ihre Ziele zu definieren und verschaffen Sie sich ein Gesamtüberblick. Business Intelligence Lösungen können viele Informationen aufnehmen, müssen aber sauber strukturiert werden.
Achten Sie auch auf die Notwendigkeit von Daten. Wenn der Controller den Überblick verliert und die Auswertungen nicht mehr effizient bereitstellen kann, dann muss an der Strategie gearbeitet werden.
Fangen Sie klein an und werden Sie größer. Nicht alles auf einmal, bauen Sie Ihre Lösung Schritt für Schritt aus. Durch die hohe Flexibilität unseres Systems können alle Datenauswertungen schnell erweitert werden.
3) Optimierung der Datenqualität
Nicht einmal die beste Software und das beste Datawarehouse kann auf unvollständigen Daten und Stammdaten aufsetzen. Oft wird die schlechte Datenqualität erst in der Einführung bewusst und Mitarbeiter sind danach tagelang beschäftigt, die Fehler zu beheben und die Datenqualität zu managen. BI braucht Struktur und jedes BI-Projekt fördert direkt oder indirekt eine Erhöhung der Datenqualität.
Um einen Teil dazu beizutragen, achtet Dineso auf:
• Einfache Bedienung un einen schnellen Überblick über den Datenbestand
• Aufbau von Validierungsberichten für den Anwender
• Standardisierung des Datenbestandes durch Klassifizierung und Typisierung
• Automatisierung der Datenaufbereitung durch vordefinierte Regeln und Anreicherung von Datensätzen
4) Einfache Bedienung der Software
Es gibt zahlreiche Business Intelligence Lösungen auf dem Markt, die Ihre Daten visuell darstellen können. Abgesehen von der visuellen Darstellung müssen Ihre Mitarbeiter die Software auch bedienen können und schnell an die Daten kommen.
Ein System muss für die Mitarbeiter einfach und schnell zu bedienen sein. Software muss logisch und übersichtlich aufgebaut und wichtige Funktionen müssen auf den jeweiligen Anwendungsbereich zugeschnitten sein.
Wir von Dineso haben den Focus auf den Fachanwender und arbeiten mit der Motivation, ihm eine bestmögliche Lösung zu bieten. Er soll sich nicht als Spielball zwischen Geschäftsführung, Management und IT fühlen, sondern softwaregestützt zu jeder Zeit an den Möglichkeiten der Weiterentwicklung des Unternehmens arbeiten können. Software soll helfen, Anforderungen zu bewältigen und keine neuen Probleme schaffen. Wir von Dineso wünschen jedem Kunden ein erfolgreiches Geschäft und sind motiviert, dies mit unserer einfach zu bedienenden Software zu ermöglichen.
5) Geschwindigkeit im Aufbau einer Business Intelligence Lösung
Viele Projekte dauern zu lange und Resultate können vom Anwender erst nach Wochen getestet werden.
Zu langwierige Einführungszeiten erhöhen die Implementierungskosten und spätere Erweiterungen und Anpassungen führen bei unflexiblen Systemen zu hohen Betriebskosten. Zusätzlich müssen externe teure Experten wochenlang für die Anpassungen eingekauft werden, weil das interne Know-how in den Unternehmen oft nicht vorhanden ist. Dadurch verstärkt sich der Kosteneffekt eines BI Projekts, wenn eine Software nicht flexibel genug ist.
Durch zu lange Umsetzungszeiten und einen ausgelasteten Beratermarkt wird eine zeitnahe Umsetzung schwierig. So werden Fehlentwicklungen erst spät erkannt, Kosten für die Weiterentwicklung in die Höhe getrieben und Fachabteilungen suchen nach Alternativen, um den Analysebedarf zu decken. Insgesamt führt dies besonders für kleinere Unternehmen dazu, dass eine BI Lösung im Unternehmen gerade von großen Herstellern fast unerschwinglich wird.
Eine Alternative zu den kostenintensiven Platzhirschen im BI-Markt sind die individualisierten Spezialisten, welche mit neuesten Technologien, Methoden und Philosophien ein breites Spektrum an Anforderungen abdecken können. Ohne die bereits beschriebenen Zeit- und Preistreiber ist ein BI-Projekt auch für kleinere Unternehmen erschwinglich und kann mit moderner Herangehensweise zu schnellen Ergebnissen führen. Auch hier gilt: Je dynamischer eine BI-Software an die Geschäftsmodelle anzupassen ist, umso einfacher ist es für die Fachabteilung ihr BI-Projekt an das Wachstum des Unternehmens anzugleichen.